Thứ Năm, 14 tháng 2, 2019

Quy trình mẫu booking khách sạn


Ngày nay, khi công nghệ thông tin ngày càng phát triển thì các công việc thủ công dần được hiện đại hóa. Đơn cử cho việc làm đặt phòngkhách sạn, đây là công việc không khó nhưng đòi hỏi sự tỉ mỉ và cẩn thận. Bài viết sẽ chia sẻ cùng các bạn quy trình thực hiện MẪU BOOKING KHÁCH SẠN

Đầu tiên, ta tìm cùng tìm hiểu các nguồn khách đặt phòng, có ba nguồn khách chính được biết đến là: khách đặt phòng trực tiếp, khách đặt qua đại lý trung gian và khách đặt thông qua hệ thống đặt phòng trung tâm. Với mỗi loại hình cụ thể, sẽ có các hình thức liên hệ khác nhau. Một là, khách đặt hàng trực tiếp thì sẽ trực tiếp đến khách sạn, gọi điện thoại hay gửi fax, thư điện tử ( email), qua internet,v..v… Hai là, khách đặt phòng qua đại lý trung gian gồm có: khách đại lý du lịch, hãng lữ hành hay hãng hàng không. Ba là, khách đặt qua hệ thống đặt phòng trung tâm. Riêng với hệ thống này thường được thiết lập giữa các khách sạn trong cùng một tập đoàn hoặc các tập đoàn khách sạn khác nhau để tạo ra thuận lợi nhất cho khách hàng.

Quy trình đặt phòng
Tiếp theo, chúng ta cùng tìm hiểu các loại đặt phòng. Đặt phòng có hai loại đó là: đặt phòng có đảm bảo và đặt phòng không được đảm bảo. Vậy hai loại MẪU BOOKING KHÁCH SẠN khác nhau như thế nào? Với việc đặt có đảm bảo thì khách và khách sạn sẽ có thỏa thuận, theo đó khách sạn có nhiệm vụ phải giữ phòng cho khách tới thời điểm check-out của ngày hôm sau tính theo ngày khách định đến. Còn lại đặt không đảm bảo thì khách chỉ giữ phòng cho tới một thời điểm nhất định tùy theo quy định của từng khách sạn, của ngày khách định đến ở.

MẪU BOOKING KHÁCH SẠN có quy trình nhận đặt ra sao?

Bước 1: Nhận yêu cầu đặt từ khách. Tại bước này, nhân viên đặt phòng phải nắm được đầy đủ thông tin sau: Tên khách, tên đoàn khách, tên người đăng ký, địa chỉ số điện thoại, email. Nếu là đoàn khách thì cần cụ thể số khách trong đoàn, cùng đó là ngày giờ, số đêm lưu trú, số lượng phòng và loại phòng. Trên hết là giá phòng và hình thức thanh toán, các yêu cầu đặc biệt của khách.

Bước 2: Xác định xem khả năng đáp ứng của khách sạn như thế nào. Sau khi đã tiếp nhận các yêu cầu đặt phòng, nhân viên sẽ phải kiểm tra số lượng phòng và loại phòng còn trống để xem có đáp ứng yêu cầu khách thuê hay không. Lưu ý, khách sạn sẽ chấp nhận overbooking với một tỷ lệ nhất định nào đó để tối đa công suất sử dụng phòng của khách sạn mình.

Bước 3: Thực hiện thỏa thuận và thuyết phục việc đặt phòng với khách

Bước 4: Nhập các thông tin đặt phòng. Tại đây, các nhân viên lễ tân sẽ tiến hành nhập thông tin khách đã đặt theo mẫu của khách sạn. Thường sẽ chia ra làm hai loại, đặt cho khách lẻ và đặt cho khách đoàn.
Mẫu thông tin thanh toán
Bước 5: Khách sạn thông báo lại việc đặt phòng với khách. Có nhiều hình thức để xác nhận việc đặt như gọi điện thoại, fax, gửi email…Chú ý, bước này cần xác nhận để khẳng định các thông tin như: tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, loại phòng và giá phòng, số lượng phòng, ngày đến, ngày đi,v..v..

Bước 6: Khách sạn lưu mọi thông tin đặt phòng của khách vào cơ sở dữ liệu theo thứ tự ngày đến, ngày đi, danh sách tên khách hàng.

Mẫu booking khách sạn
Bước 7: Cũng là bước cuối cùng, nhận lại khẳng định chắc chắn từ phía khách. Thường thấy, khách sạn yêu cầu khách sẽ phải khẳng định lại việc đặt phòng trước ngày đến tùy theo quy định khác nhau của từng khách sạn.


EmoticonEmoticon